TU7UA, Makassar | Bimbingan Teknis (Bimtek) Implementasi e-Arsip Terintegrasi Pemerintah Kabupaten Pangkep, berlangsung di Hotel Aryaduta Makassar, Selasa, 12 November 2024.
Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Pengurus Wilayah (PW) Sulawesi Selatan, Dr. H. Basri, S.Pd., M.Pd, yang juga menjabat sebagai Kepala Bidang Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sulsel, tampil mengesankan para peserta, saat memberikan pemaparan tentang konsep dasar arsip, termasuk arsip dinamis dan arsip statis.
Menurutnya, berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip merupakan kumpulan catatan atau rekaman kegiatan yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, atau individu, yang dapat berupa dokumen tertulis, lisan, atau gambar, dan disimpan dalam berbagai media, termasuk kertas, elektronik, audio, atau video.
Dr. Basri menjelaskan bahwa arsip dinamis digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptanya dan disimpan dalam jangka waktu tertentu, terbagi menjadi arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang sering digunakan, seperti kontrak bisnis yang masih berlaku atau laporan keuangan terkini. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang jarang digunakan dan dapat dimusnahkan setelah melewati proses retensi.
Di sisi lain, arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai sejarah dan dipermanenkan setelah masa retensinya berakhir, seperti teks proklamasi, notulen rapat, dan foto-foto peristiwa penting.
Selain itu, Dr. Basri juga mengungkapkan bahwa pengelolaan kearsipan membutuhkan pengawasan yang sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2013, yang akan dinilai oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Ia juga menyoroti perkembangan pengelolaan arsip dengan teknologi informasi, seperti penggunaan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) yang kini telah memasuki versi 3, sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009.
“Selain itu, prasarana arsip kini harus sesuai dengan perkembangan teknologi informasi sesuai dengan UU 43 Pasal 32 Ayat 1 dan 2. Kita sudah memasuki era Arsip Elektronik, yang diatur dalam UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 68 Ayat 1,” jelasnya.
Dr. Basri juga mengaitkan hal ini dengan Perpres No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), yang bertujuan untuk menciptakan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.
“SPBE dalam bidang kearsipan akan membawa efisiensi dalam administrasi pemerintahan dan penyelenggaraan kearsipan yang terpadu. Penerapan arsip berbasis elektronik akan mendukung keterpaduan proses bisnis dan layanan kearsipan yang lebih efisien,” tambahnya.
Dr. Basri menegaskan bahwa penerapan sistem ini membutuhkan perhatian penuh dari pemerintah daerah, dan ia mengapresiasi langkah Pemerintah Kabupaten Pangkep yang telah menyelenggarakan Bimtek ini.
Bimtek Implementasi e-Arsip Terintegrasi di Pemkab Pangkep dibuka oleh Plt. Bupati Pangkep, H. Syahban Sammana, yang juga didampingi oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pangkep, Muhiddin R.
Dalam sambutannya, Syahban Sammana menyatakan bahwa penerapan aplikasi Srikandi adalah langkah besar dalam digitalisasi kearsipan di Kabupaten Pangkep. Aplikasi ini telah diimplementasikan secara menyeluruh pada perangkat daerah hingga tingkat desa dan kelurahan.
“Alhamdulillah, aplikasi Srikandi kini telah diterapkan secara menyeluruh. Kami berharap semua perangkat daerah dan pemangku kepentingan dapat berkolaborasi untuk mendukung sistem digitalisasi kearsipan yang modern dan efisien di Kabupaten Pangkep,” tutup Syahban Sammana.(*)
